Checklist de incorporación remota: el desafío

Consejos esenciales para la incorporación de empleados remotos

Para las organizaciones hoy en día, tener empleados en remotos se traduce en una gran flexibilidad. Es una oportunidad de crecer y transformarse a diferencia de las empresas que poseen empleados en oficinas. Por ello, te vamos a ayudar a crear tu checklist para la incorporación de nuevos empleados en remoto. Gracias a esta opción, las empresas se han podido salvar de la pandemia del Covid-19. Al principio no es fácil detectar las ventajas pero cada vez más empresas lo ven como un avance importante.

Detrás de todo cambio hay un desafío. Y es que detrás de la incorporación de empleados remotos hay una mayor dificultad para gestionarlo. Siguiendo esta checklist, el esfuerzo se convertirá en un factor valioso para tu empresa.

A bordo en grupos

Una solución para reducir el esfuerzo y gestionar mejor la gran cantidad de recursos que se utiliza en la incorporación de un empleado es agruparlos. Esto ayuda a abordar con más rapidez este proceso, incluso si no pertenecen al mismo departamento.

Aunque alguno de los procesos se deba mantener de manera individual, muchas de las tareas se pueden agrupar. Por ejemplo, en vez de hacer varias llamadas telefónicas, agruparlos en una videollamada, enviar los documentos necesarios en grupo, la información de la empresa, etc.

Horarios

A pesar de que no haya una oficina a la que ir, la fecha y hora de inicio de la jornada laboral es muy importante. Por ello, se debe asegurar de informar al nuevo empleado las horas de inicio y de fin, así como, las vacaciones, los descansos y como gestionarse el tiempo.

Documentos necesarios

Otro de los puntos importantes que se dificultan en el tele trabajo es la firma y el almacenamiento de los documentos. Resulta más fácil entregarlos de manera presencial que de manera virtual. Para esto, existen programas y herramientas que ayudan a la gestión de estos documentos de manera remota:

  • Docusign
  • Firmar ahora

Los contratos y formularios que pueden necesitar completarse incluyen:

  • Contrato de trabajo
  • Formulario de información laboral (datos personales, seguridad social, etc., posibles necesidades médicas)
  • Cualquier formulario de seguro relevante
  • Cualquier formulario de depósito directo relevante

Capacitación

El proceso de capacitación es diferente en cada empresa, pero lo que está claro es que de manera remota se convierte en un reto llevarlo a cabo. En algunas empresas esta capacitación empieza el primer día y en otras antes de comenzar en su nuevo puesto. Para llevarlo a cabo se necesita tener una herramienta específicamente para la capacitación como, por ejemplo:

Herramientas de trabajo

Es esencial que los empleados tengan las herramientas adecuadas para llevar a cabo su trabajo. En el caso de los empleados en remoto hay que enviarles las herramientas necesarias. Al trabajar desde casa, la empresa debe asegurarse de que su conexión a Internet funciona correctamente

El equipo que puede necesitar enviar incluye:

  • Computadora
  • Teléfono móvil o fijo
  • Accesorios informáticos (router, impresora)
  • Suministros generales de oficina

Algunas cosas importantes a tener en cuenta son:

  • Asegúrese de que la entrega se pueda rastrear y verificar, ya sea que envíe personalmente o de un proveedor externo
  • Proporcione instrucciones sobre la configuración correcta, ya que una instalación incorrecta puede dañar el equipo.
  • Consulta con tu aseguradora si el equipo sigue cubierto fuera de tu lugar de trabajo habitual
  • Tenga un proceso establecido para la devolución de los artículos, asegúrese de que su nuevo empleado conserve todo el embalaje si es necesario

Configuración del software y seguridad

Hoy en día se utilizan software para facilitar el trabajo y agilizar la gestión de las acciones que se llevan a cabo. La importancia de estos sistemas aumenta con el trabajo a distancia, ya que estas herramientas online permiten estar en contacto con los compañeros de trabajo. Además de coordinarse en el trabajo. Estas son algunos de los software que te pueden servir de ayuda:

  • Zoom
  • Hangouts de Google
  • Únete a mi
  • Trello
  • Hubspot

La seguridad de estos accesos es un factor que la empresa debe tener en cuenta al incorporar a un nuevo empleado en remoto. Esto aumenta el grado de amenazas a nuestros sistemas. Por eso, es importante no conectarse en ningún caso desde una red pública, evitar el riesgo de robo, hacer limpiezas de datos, etc.

Crear un itinerario 

Para los trabajadores en remoto no va a haber una bienvenida como las personas que trabajan en una oficina, pero hay que intentar recibirles de la manera más cercana. Se debe presentar a todos los compañeros de equipo. Además, se debe realizar una primera videollamada de bienvenida explicando cuales son los objetivos y las tareas del primer día. Al final del día otra de seguimiento y así la primera semana. Otro punto importante es elegir a un compañero de iniciación que le ayude en cualquier duda que tenga. El objetivo es hacerle sentir lo más seguro posible.

Beneficios de trabajo fuera de la oficina

En la oficina, los empleados probablemente reciban una serie de pequeños beneficios, desde café gratis hasta algún que otro almuerzo de cortesía. Posiblemente tengan acceso a una sala de descanso con juegos para relajarse o sean invitados a eventos o participen en jornadas de trabajo.

Sin embargo, es posible que sus empleados remotos no tengan acceso a estos beneficios. Los pequeños incentivos como estos son importantes, son una forma de recompensar a los empleados, generando un ambiente de trabajo más positivo. Trate de encontrar alternativas para sus trabajadores remotos, para que no se sientan excluidos y alberguen sentimientos menos positivos sobre su puesto de trabajo.

En conclusión…

Hay que tener en cuenta las diferencias entre un trabajador en remoto y uno presencial para poder ajustarse a las necesidades de cada uno. De esta manera, aprovechar las ventajas que te ofrecen y reducir los inconvenientes que tengan

En Filmijob también te enseñamos a crear una checklist de onboarding para los nuevos empleados presenciales. ¡Apunta todo lo necesario!

Qué es el workation y cómo se hace

El workation consiste en tener más vacaciones mientras se trabaja

El teletrabajo es una disciplina que se encuentra en constante desarrollo, por lo que en Filmijob lo sabemos bien. Surgen nuevas fórmulas que nos permiten prescindir de las oficinas y dan posibilidad de trasformar entornos y modos de vida. El teletrabajo comenzó como un traslado de la oficina a casa. Con la llegada del verano y diversas festividades, nos hemos dado cuenta de que ofrece muchas posibilidades. La nueva tendencia es el Holiday working o workation, una forma de trabajo que combina vida laboral con la posibilidad de disfrutar de entornos ajenos a lo convencional. Se evita así el reducir nuestras vacaciones a pocos días libres que tenemos durante la semana. De tal forma, podríamos combinar destinos vacacionales con tareas diarias del teletrabajo, permitiéndonos disfrutar al máximo cada día.

Esta nueva forma de trabajo no consiste en desempeñar tu labor en vacaciones. Más bien, permite que disfrutes de lugares increíbles con tu empleo. A la larga, tendrá múltiples beneficios. Al desconectar de la rutina, podemos favorecer la productividad y la motivación. Por tanto, obtendremos estímulos que aumentarán nuestra creatividad y nos sentiremos más felices. Tendremos una sensación de mayor calidad de vida. Sin embargo, todos los destinos no son aptos para el workation, ya que existen unos requisitos mínimos para viajar al destino:

  • Buena conexión a internet, que sea rápida.
  • Cobertura, para poder estar disponible.
  • Espacios cómodos donde pasar toda una jornada laboral.
  • Espacios tranquilos que te permitan concentrarte.

Por ello, la mayor parte de destinos que se prefieren son los que están cerca de los núcleos urbanos, entornos que ofrezcan todas estas posibilidades como: hoteles, apartamentos, casas…

Normas que se se deben establecer:

También se deben fijar normas y tener en cuenta diferentes aspectos para no volvernos locos y acabar desvirtualizando conceptos como “trabajo” o “vacaciones” y que al final desencadenen una baja productividad.

1. Priorizar las obligaciones.

Cuando nos encontramos de workation, debemos de darle prioridad al work y después al ocio, ya que podemos tener la tentación de salir a la calle y dejar el trabajo para después.

2. No mezclar trabajo y tiempo libre.

Cada cosa tiene su momento y no debemos mezclarlo porque si no parecerá que siempre estamos trabajando y al final nos frustraremos, no sentiremos que estemos disfrutando.

3. Disfrutar del ocio.

No todo es trabajar, también hay vacaciones. Ten días enteros libres y no te repartas el trabajo para trabajar todos los días un poquito. Es necesario tener unos días de desconexión.

Videoentrevistas asincrónicas

Las videoentrevistas asincrónicas permiten una mejor distribución del trabajo

Hoy, desde Filmijob, te contamos por qué los equipos de recursos humanos están empleando más las videoentrevistas asincrónicas para distribuir trabajos. Las dinámicas no han afectado a todos por igual. ¿Por qué? Mientras unos se ven anegados en un mar de restricciones, otros se han ralentizado. Es más, no ha parado la creación de herramientas que aligeren los procesos.

En relación con lo anterior, se han facilitado herramientas rudimentarias en ciertos campos. ¿Qué consecuencias ha tenido? La ralentización y obstaculización en los procesos de selección. Un ejemplo es el traslado de las entrevistas al ámbito online. Por una parte, ha recortado tiempo. Por otra, lo han ampliado. Porque, aunque quedan eliminados los desplazamientos, los problemas técnicos han aminorado el ritmo.

El cambio en la dinámica puede resultar insignificante en empresas pequeñas. Sin embargo, no lo es para empresas de mayor envergadura. Reciben más curriculums y surgen problemas en línea. Estos son los que se evitan con las videoentrevistas asincrónicas.

Este tipo de formato tiene muchas ventajas:

Porque la videoentrevista asincrónica es ideal para consultar entrevistas. Te permite hacerlo desde cualquier parte y en el momento que tú decidas. No sucede lo mismo en una videoentrevista convencional, dado que el reclutador y el candidato participan al mismo tiempo.

Son sensacionales las videoentrevistas asincrónicas para distribuir trabajos. Gracias a estas, los candidatos graban videos de respuesta a cuestiones planteadas y los reclutadores pueden consultarlos en cualquier momento.

A tener en cuenta:

  • Aumenta la seguridad de los candidatos y los reclutadores.

Por culpa del virus covid-19, es mejor reducir de forma tajante las dinámicas de grupo y los contactos sociales. En este sentido, ayudan mucho las videoentrevistas asincrónicas para distribuir trabajos. Suprimen concentraciones de personas en las puertas de despachos.

  • Reduce las molestias.

Al reducir el contacto, aumentarás la comodidad de ambas partes. Evitarás los desplazamientos innecesarios y organizar la agenda con citas imposibles para poder entrevistar a los candidatos. Ambas partes podréis trabajar cuando os venga mejor. Dejarás de invertir tiempo en organizar y cuadrar la agenda.

  • Son perfectas las videoentrevista asincrónicas para distribuir trabajos.

Da igual el numero de candidatos que tengas. Tú eliges el tiempo que vas a dedicar a cada uno. Antes de que te pongas a revisar videos, el sistema te recomendará los mejores candidatos. Así pues, podrás empezar por estos y visualizarás el contenido sin tener los retrasos de las entrevistas cara a cara.

Teletrabajar eficientemente

Nuestra productividad puede reducirse seriamente por no teletrabajar de una manera eficiente en casa

Con la contingencia actual, el teletrabajo ha aumentado de una forma exponencial. Esto nos repercute a nivel personal, ya que nuestras rutinas se han visto rotas, así como nuestros hábitos. Por lo tanto, queda clara la importancia de teletrabajar de una manera eficiente para velar por la productividad de la empresa. Así pues, Filmijob te explica qué rituales evitan que nos seduzcan los placeres del hogar.

¿Cuáles deben de ser esos nuevos rituales?

1. Tener los objetivos claros.

Es importante definir cuáles son los objetivos y cuál va a ser el impacto de tu trabajo a nivel anual, trimestral o semestral. De esta manera, se podrán definir las tareas que se van a realizar día a día. Tendrás un elemento que te permitirá medir tu desempeño y comprobar si estás alcanzando tus resultados.

2. Informa de tus avances.

Lo que no se comunica es como si no existiera. La distancia puede hacer que se pierda el hilo, o bien, que pierda fuerza la dinámica de comunicación con tu jefe. Podría dar la sensación de que igual no estás haciendo lo que te corresponde hacer. Por ello, te recomiendo hacer una tabla de avances. Comunícalos y mantén una relación más estrecha con tus jefes o compañeros. Cobrará presencialidad tu trabajo.

3. Márcate un horario.

La falta de supervisión y las tentaciones pueden hacer que te despistes. Por esto, es importante marcarte un horario y respetarlo. Llena la agenda de tareas, de una manera continua, con descansos bien marcados. Refrescarás tu memoria y con esa continuidad trabajarás sin despistarte.

4. Ten una zona de trabajo adecuada.

Necesitas una zona de trabajo cómoda para teletrabajar de una manera eficiente. Si vives solo, te vale cualquier lugar de la casa, siempre y cuando estés sentado, cómodo y concentrado. Si vives acompañado, evita las zonas comunes. Estas podrían distraerte y ralentizarte. Por ello, te recomiendo que adecúes una habitación o un espacio para poder trabajar tranquilamente.

5. Vístete bien.

Los seres humanos somos seres de rituales. Estos anuncian los principios y los finales de los momentos importantes. Por eso, no te aconsejo trabajar en pijama. El cerebro asociará inconscientemente eso al momento de descanso y por lo tanto no vas a dar lo mejor de ti. Es más, antes de comenzar la jornada, arregla tu cama, vístete y desayuna bien. Métete en el papel para engañar a tu cerebro y estar listo para trabajar.

6. Camina.

Sal a caminar para que fluyan las ideas. Recorrer un nuevo espacio fomentará las ideas frescas. Además, el cerebro está diseñado para que funcione de una mejor manera cuando estás en movimiento. Si tienes llamadas largas o un proceso creativo, sal a caminar. Notarás una gran mejoría en la productividad.

Nuevos escenarios a los que se enfrentan los RRHH

Nuevos escenarios para Recursos Humanos por avances de la digitalización y la cultura de empresa

La contingencia actual ha hecho que muchas empresas y sectores de recursos humanos tengan que salir de sus rutinas y saltar hacia la digitalización. Como resultado, han surgido nuevos escenarios para Recursos Humanos. La digitalización, de la que te habla Filmijob, se ha convertido en parte de la cultura de estas empresas.

Los nuevos escenarios a los que se enfrentan RRHH:

El teletrabajo:

El teletrabajo no sólo se creó en tiempos de pandemia, sino que ya existía y llegó para quedarse. Muchas organizaciones han visto los buenos resultados que trae y sus beneficios. Mercer realizó una encuesta para ver qué impacto había tenido el coronavirus en la vida laboral y obtuvo que el 75 % de las firmas tenía una población del 25 % o menor haciendo labores a distancia. También que solamente el 43 % de las empresas usa métricas para identificar posibles salidas de personal. Además, señaló que el 18 % conoce el impacto de las estrategias salariales en el desempeño y que el 12 % utiliza datos analíticos para corregir las desigualdades.

El reskilling:

Evidentemente, esta contingencia va a hacer que las organizaciones y las personas que formen parte de estas empresas, independientemente del nivel que tengan, realicen un nuevo desarrollo de las competencias. El contexto actual lo requiere para alcanzar los objetivos de la organización. Los nuevos escenarios para Recursos Humanos incitan a las empresas a renovarse o morir.

Gestión del cambio y del escenario:

Es clave, dado que en 2020 tuvimos que adaptarnos al cambio social y a la manera de medir el desempeño. Este, de hecho, era uno de los puntos que más preocupaba a los empresarios. El 90 % de los directivos tiene una alta preocupación en la baja productividad. Carece de competencias para gestionar equipos virtuales. El 78 % de los empleados asegura estar preparado para aprender nuevas habilidades. En cambio, el 38 % afirma que no dispone de tiempo suficiente para capacitarse.

El liderazgo:

Sabemos que los líderes de la organización son los promotores de la cultura de la empresa. Son un pilar que está alineado con la estrategia, los recursos humanos y los trabajadores. Debido a esto, alcanzan grandes metas en el escenario.

Finalmente, el 16 % de las organizaciones ha aplicado encuestas digitales para saber cómo se sienten y qué piensan los colaboradores. Sólo el 56% de los empleados considera que su empresa ha antepuesto la salud a los intereses económicos de la organización.