Checklist incorporación remota

Checklist de incorporación remota: el desafío

Consejos esenciales para la incorporación de empleados remotos

Para las organizaciones hoy en día, tener empleados en remotos se traduce en una gran flexibilidad. Es una oportunidad de crecer y transformarse a diferencia de las empresas que poseen empleados en oficinas. Por ello, te vamos a ayudar a crear tu checklist para la incorporación de nuevos empleados en remoto. Gracias a esta opción, las empresas se han podido salvar de la pandemia del Covid-19. Al principio no es fácil detectar las ventajas pero cada vez más empresas lo ven como un avance importante.

Detrás de todo cambio hay un desafío. Y es que detrás de la incorporación de empleados remotos hay una mayor dificultad para gestionarlo. Siguiendo esta checklist, el esfuerzo se convertirá en un factor valioso para tu empresa.

A bordo en grupos

Una solución para reducir el esfuerzo y gestionar mejor la gran cantidad de recursos que se utiliza en la incorporación de un empleado es agruparlos. Esto ayuda a abordar con más rapidez este proceso, incluso si no pertenecen al mismo departamento.

Aunque alguno de los procesos se deba mantener de manera individual, muchas de las tareas se pueden agrupar. Por ejemplo, en vez de hacer varias llamadas telefónicas, agruparlos en una videollamada, enviar los documentos necesarios en grupo, la información de la empresa, etc.

Horarios

A pesar de que no haya una oficina a la que ir, la fecha y hora de inicio de la jornada laboral es muy importante. Por ello, se debe asegurar de informar al nuevo empleado las horas de inicio y de fin, así como, las vacaciones, los descansos y como gestionarse el tiempo.

Documentos necesarios

Otro de los puntos importantes que se dificultan en el tele trabajo es la firma y el almacenamiento de los documentos. Resulta más fácil entregarlos de manera presencial que de manera virtual. Para esto, existen programas y herramientas que ayudan a la gestión de estos documentos de manera remota:

  • Docusign
  • Firmar ahora

Los contratos y formularios que pueden necesitar completarse incluyen:

  • Contrato de trabajo
  • Formulario de información laboral (datos personales, seguridad social, etc., posibles necesidades médicas)
  • Cualquier formulario de seguro relevante
  • Cualquier formulario de depósito directo relevante

Capacitación

El proceso de capacitación es diferente en cada empresa, pero lo que está claro es que de manera remota se convierte en un reto llevarlo a cabo. En algunas empresas esta capacitación empieza el primer día y en otras antes de comenzar en su nuevo puesto. Para llevarlo a cabo se necesita tener una herramienta específicamente para la capacitación como, por ejemplo:

Herramientas de trabajo

Es esencial que los empleados tengan las herramientas adecuadas para llevar a cabo su trabajo. En el caso de los empleados en remoto hay que enviarles las herramientas necesarias. Al trabajar desde casa, la empresa debe asegurarse de que su conexión a Internet funciona correctamente

El equipo que puede necesitar enviar incluye:

  • Computadora
  • Teléfono móvil o fijo
  • Accesorios informáticos (router, impresora)
  • Suministros generales de oficina

Algunas cosas importantes a tener en cuenta son:

  • Asegúrese de que la entrega se pueda rastrear y verificar, ya sea que envíe personalmente o de un proveedor externo
  • Proporcione instrucciones sobre la configuración correcta, ya que una instalación incorrecta puede dañar el equipo.
  • Consulta con tu aseguradora si el equipo sigue cubierto fuera de tu lugar de trabajo habitual
  • Tenga un proceso establecido para la devolución de los artículos, asegúrese de que su nuevo empleado conserve todo el embalaje si es necesario

Configuración del software y seguridad

Hoy en día se utilizan software para facilitar el trabajo y agilizar la gestión de las acciones que se llevan a cabo. La importancia de estos sistemas aumenta con el trabajo a distancia, ya que estas herramientas online permiten estar en contacto con los compañeros de trabajo. Además de coordinarse en el trabajo. Estas son algunos de los software que te pueden servir de ayuda:

  • Zoom
  • Hangouts de Google
  • Únete a mi
  • Trello
  • Hubspot

La seguridad de estos accesos es un factor que la empresa debe tener en cuenta al incorporar a un nuevo empleado en remoto. Esto aumenta el grado de amenazas a nuestros sistemas. Por eso, es importante no conectarse en ningún caso desde una red pública, evitar el riesgo de robo, hacer limpiezas de datos, etc.

Crear un itinerario 

Para los trabajadores en remoto no va a haber una bienvenida como las personas que trabajan en una oficina, pero hay que intentar recibirles de la manera más cercana. Se debe presentar a todos los compañeros de equipo. Además, se debe realizar una primera videollamada de bienvenida explicando cuales son los objetivos y las tareas del primer día. Al final del día otra de seguimiento y así la primera semana. Otro punto importante es elegir a un compañero de iniciación que le ayude en cualquier duda que tenga. El objetivo es hacerle sentir lo más seguro posible.

Beneficios de trabajo fuera de la oficina

En la oficina, los empleados probablemente reciban una serie de pequeños beneficios, desde café gratis hasta algún que otro almuerzo de cortesía. Posiblemente tengan acceso a una sala de descanso con juegos para relajarse o sean invitados a eventos o participen en jornadas de trabajo.

Sin embargo, es posible que sus empleados remotos no tengan acceso a estos beneficios. Los pequeños incentivos como estos son importantes, son una forma de recompensar a los empleados, generando un ambiente de trabajo más positivo. Trate de encontrar alternativas para sus trabajadores remotos, para que no se sientan excluidos y alberguen sentimientos menos positivos sobre su puesto de trabajo.

En conclusión…

Hay que tener en cuenta las diferencias entre un trabajador en remoto y uno presencial para poder ajustarse a las necesidades de cada uno. De esta manera, aprovechar las ventajas que te ofrecen y reducir los inconvenientes que tengan

En Filmijob también te enseñamos a crear una checklist de onboarding para los nuevos empleados presenciales. ¡Apunta todo lo necesario!

Publicado por

Alejandro Manuel López Garrido

CEO en Filmijob

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